Como se adaptar as teleconferências e torná-las mais produtivas

Por Evelyn Balle Arakaki, gerente administrativa do escritório FRS Consultoria e Assessoria Jurídico Empresarial, LEXNET Santos e com colaboração de Lucas Garcia

Como se adaptar as teleconferências e torná-las mais produtivas

Reuniões remotas devem se tornar cada vez mais frequentes a partir de agora, pois muitas atividades aderiram o plano de home-office total ou mesmo que parcial. Teleconferências, transmissões online, lives, encontros virtuais e outras que exigem a exibição pela internet tornaram-se parte da nossa rotina.

 Apesar das dificuldades de adaptação enfrentadas por muitos trabalhadores, o home office pode acabar se tornando mais frequente e utilizado pelas empresas após o período de isolamento que está imposto atualmente. Tornando-se uma excelente alternativa para as reuniões que precisam ser feitas e, ao mesmo tempo, dispensando as presenciais.

Afinal, uma teleconferência pode ser uma excelente ferramenta de trabalho, unindo pessoas de todos os lugares, economizando recursos e tempo no deslocamento, como por exemplo: perda de improdutividade por estar no trânsito. Podem ainda serem muito mais produtivas que propriamente uma reunião presencial, visto que de forma remota, os participantes tendem a ser mais objetivos e focados nos assuntos que precisam resolver, deixando as conversas informais para outro momento.

Podemos dizer que essa tendência veio para ficar, pois dificilmente tudo voltará a ser exatamente como era antes da pandemia, agora é o momento de se adaptar, criar novos hábitos e táticas, tudo que possa potencializar a presença na teleconferência.

Neste contexto, separamos para você algumas dicas de como tornar as suas teleconferências mais produtivas:

1. Escolha as ferramentas certas e aprenda a utilizá-las.  Há uma infinidade de aplicativos e programas disponíveis na internet que podem ser usados tanto no celular como no computador. Conheça as opções mais utilizadas: o Zoom, Skype, Teams, Hangouts, o próprio whatzap que agora aumentou o número de participantes por chamada em sua última atualização, entre outros aplicativos de comunicação.

2. Prepare uma pauta e organize em sua agenda. Quais são os motivos para essa reunião ter que acontecer? Pense e especifique os tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos os participantes previamente, junto com o convite da agenda e o link da reunião. Uma descrição objetiva da pauta facilitará a teleconferência, isto trará clareza e a finalidade da reunião para todas as pessoas envolvidas. 

3. Faça reuniões rápidas. Apesar de ocorrer em ambiente virtual, não é preciso se alongar. Faça teleconferências de 30 minutos, no máximo uma hora. Aproveite para avaliar quais as pessoas que realmente devem participar, evitando improdutividade com pessoas desnecessárias ao assunto, assim, priorizando àqueles que realmente devem ser mais ativos na teleconferência. 

4. Delegue um mediador que deve chegar com antecedência. O mediador deve entrar na sala virtual alguns minutos antes para aprovar os demais. Um desafio das teleconferências, principalmente em grupo é a interrupção, o mediador ajudará a organizar as falas para que todos participantes sejam incluídos nos tópicos e colaborem com seus comentários. Cabe ao mediador também fazer as devidas apresentações.

5. Mantenha o Foco e evite distrações. Concentre-se no tema estabelecido na pauta da teleconferência para que esta seja mais pragmática e objetiva.  Nas teleconferências é mais fácil perder o foco e se distrair com estímulos externos. Não desvie atenção checando e-mails e/ou mensagens no celular. Lembre-se que você está no trabalho e está sempre em evidência em frente à câmera.

6. Pontualidade. Apesar de ser teleconferência, não subestime o tempo desta modalidade, prepare-se antecipadamente para acessá-la, imprevistos ocorrem assim como qualquer reunião presencial, respeitar os horários estabelecidos garantem que os compromissos de todos sejam mantidos sem atrapalhar o funcionamento da reunião e da agenda dos demais integrantes.

7. Escolha as pessoas certas. Convoque aquelas que são realmente necessárias para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que possam colaborar de fato para a reunião.

8. Toda reunião deve ter fechamento. É preciso sair da reunião com um plano de trabalho definido e uma ata de reunião: de quem vai fazer cada tarefa, prazos de entrega e quem irá acompanhar e cobrar as pendências. Todas essas informações devem constar na Ata para que não haja dúvidas. No início da reunião, deve-se definir quem será o responsável por ela.

9. Ambiente , Som e iluminação. Um som ruim compromete a teleconferência. Além de ser desagradável para quem assiste, a qualidade do áudio é mais importante do que a da imagem, já que ele é o portador principal de conteúdo. Fuja de ambientes com transmissão sonora externa, utilize lugares fechados para evitar eco (retorno de som). Utilize ferramentas para aprimorar a sua fala, como microfones e/ou fones de ouvidos.  Evite ambientes que possam distrair a atenção.  Evite locais escuros, utilize lugares bem iluminados, com paredes neutras e/ou foscas, isto acrescentará qualidade na sua imagem de transmissão além de evitar distração.